1、采購成本控制的重要性

紙制品廠材料成本占成本總額的絕大部分的比例，高的占到70%～80%，低的也接近40%～50%，可以說企業(yè)成本控制的重點(diǎn)和源頭都是從采購成本開始的。

有研究表明，采購成本降低1%，利潤就會上升10%甚至更高。

采購成本占總成本的比率越大, 降低采購成本對利潤的貢獻(xiàn)就越大。

因此在有經(jīng)驗(yàn)的管理者看來，采購部門不僅僅是發(fā)生成本的部門，更是企業(yè)利潤來源的中心，做好采購成本控制對企業(yè)意義重大。

2、采購部門的組織結(jié)構(gòu)

采購部門一般有分散型、集中型以及混合型三種組織結(jié)構(gòu)，不同的企業(yè)采購的物品種類、性質(zhì)以及交期不同而選用不同的組織結(jié)構(gòu)。

一般來說，紙制品廠比較適合采用集中采購的組織形式，各部門的物料需求集中到采購中心，各個(gè)采購員負(fù)責(zé)各自種類的原材料、設(shè)備的采購，相互之間不重疊。集中型的采購組織有利于建立綜合的物料體系，同時(shí)可以從供應(yīng)商處獲得更好的采購條件，包括價(jià)格、服務(wù)、質(zhì)量等方面。

3、采購方式

就紙制品廠采購來說，降低成本的方法有很多，歸納起來主要有以下六種:

1. 分析法與價(jià)值工程法

即通常所說的VA與VE法：適用于新產(chǎn)品:針對產(chǎn)品或服務(wù)的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透過剔除、簡化、變更、替代等方法，來達(dá)到降低成本的目的。價(jià)值工程是針對現(xiàn)有產(chǎn)品的功能、成本，做系統(tǒng)的研究與分析，現(xiàn)在價(jià)值分析與價(jià)值工程已被視為同一概念使用。

2. 詢價(jià)、談判法

談判是買賣雙方為了各自目標(biāo)，達(dá)成彼此認(rèn)同的協(xié)議過程。談判并不只限于價(jià)格方面,也適用于某些特定需求。使用談判的方式，通常期望采購價(jià)格降低的幅度約為3%～5%。

3. 早期供應(yīng)商參與ESI

在產(chǎn)品設(shè)計(jì)初期，選擇伙伴關(guān)系的供應(yīng)商參與新產(chǎn)品開發(fā)小組。通過供應(yīng)商早期參與的方式，使新產(chǎn)品開發(fā)小組依據(jù)供應(yīng)商提出的性能規(guī)格要求，及早調(diào)整戰(zhàn)略，借助供應(yīng)商的專業(yè)知識來達(dá)到降低成本的目的。

4. 杠桿采購

避免各自采購，造成組織內(nèi)不同單位，向同一個(gè)供應(yīng)商采購相同零件，卻價(jià)格不同，但彼此并不知的情形，無故喪失節(jié)省采購成本的機(jī)會。應(yīng)集中擴(kuò)大采購量，從而增加議價(jià)空間的方式。

5. 為便利采購而設(shè)計(jì)，DFP—自制與外購的策略

在產(chǎn)品的設(shè)計(jì)階段，利用協(xié)辦廠的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)，以及使用工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)零件，方便原材料取得的便利性。這可以大大減少自制所需的技術(shù)支援，同時(shí)也降低生產(chǎn)成本。

6. 價(jià)格與成本分析

這是專業(yè)采購的基本工具，了解成本結(jié)構(gòu)的基本要素，對采購者是非常重要的。如果采購不了解所買物品的成本結(jié)構(gòu)，就不能算是了解所買的物品是否為公平合理的價(jià)格，同時(shí)也會失去許多降低采購成本的機(jī)會。

4、采購流程

采購流程中，幾乎每個(gè)環(huán)節(jié)都直接關(guān)系到了采購成本，其中比較重要的環(huán)節(jié)有四個(gè):

首先是制訂訂貨清單時(shí)要比對庫存，在倉庫已有庫存的情況下重復(fù)采購勢必增加資金占用，同時(shí)也增加了物料的自然耗費(fèi);

其次是制訂合理的物料采購目標(biāo)成本，使實(shí)際成本和目標(biāo)成本不會偏差過大;

然后是詢價(jià)比價(jià)，在綜合考慮材料質(zhì)量和交期的情況下，貨比三家盡量選擇價(jià)格低的供應(yīng)商;

最后是到貨時(shí)的質(zhì)檢，把好質(zhì)量這一關(guān)，就避免了因材料質(zhì)量原因而造成的返修、報(bào)廢、違約索賠等潛在成本的支出。

5、供應(yīng)商管理

供應(yīng)商的選擇準(zhǔn)入制。企業(yè)制定合理的采購方針策略、目標(biāo)，選擇理想的供應(yīng)商開辟良好的物資供應(yīng)渠道是保證正常生產(chǎn)，降低物耗和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要條件。

選擇理想的原材料、輔助材料、設(shè)備配套供應(yīng)商至關(guān)重要。如果選擇不當(dāng)不僅關(guān)系到供應(yīng)商的自身的利益，也會影響到企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量、周期、信譽(yù)及經(jīng)濟(jì)效益。

所以對供應(yīng)商的選擇必須在產(chǎn)品簽訂合同之前,對對方進(jìn)行必要的信譽(yù)調(diào)查。

其主要內(nèi)容:

一是企業(yè)的規(guī)模，企業(yè)的性質(zhì)是否與工商管理登記注冊相符及營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍一致;

二是是否有相應(yīng)的資質(zhì)證書和生產(chǎn)經(jīng)營許可證;

三是履約能力，技術(shù)、質(zhì)量的保證是否能滿足產(chǎn)品質(zhì)量與進(jìn)度要求，以及售后服務(wù)技術(shù)能力。調(diào)查合格后的供應(yīng)商，才能準(zhǔn)入簽訂采購合同。

6、采購部門的績效考核

采購部門績效考核。企業(yè)績效部門可以構(gòu)建一個(gè)內(nèi)部的競標(biāo)機(jī)制，即將采購部門的某項(xiàng)采購任務(wù)同時(shí)下發(fā)到兩個(gè)獨(dú)立的采購人員身上，他們獨(dú)立的完成招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等工作，得出請購方案。

然后由采購部負(fù)責(zé)人對兩個(gè)人的方案進(jìn)行比較，最后得出最優(yōu)的采購計(jì)劃，并核算節(jié)約的采購成本，以節(jié)約差額的5%～10%獎(jiǎng)勵(lì)采購人員，充分調(diào)動(dòng)采購人員的工作積極性。

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